Como sua empresa vai crescer em 2021? Roteiro prático de Planejamento para tempos de incerteza
Elaborar e revisar anualmente um Planejamento Estratégico sempre foi uma tarefa complexa. Envolve parar os principais executivos, gestores e líderes operacionais por alguns dias e estabelecer procedimentos assertivos que levem a um planejamento eficaz. Se planejar já era uma tarefa complexa, se tornou ainda mais capciosa nas circunstâncias atuais que estamos vivendo. E eu não estou falando de pandemia, que é um evento passageiro. Me refiro à Transformação Digital, a qual significa uma mudança inexorável de todas as condições que conhecíamos, resultando no chamado mundo VUCA.
Como planejar a empresa em tempos de incerteza?
Com tantas mudanças radicais acontecendo no mundo, é imprescindível compreender se a sua empresa ainda é relevante para o consumidor, ou seja, se ela ainda é viável. Em tempos de Transformação Digital existem inúmeros fatores que precisam ser considerados. Muitos deles são indiretos ao negócio, portanto não se mostram tão urgentes de serem analisados, o que pode representar um grave perigo. Foi justamente por negligenciar aspectos indiretos que Blockbuster e Kodak sofreram disrupção.
A própria visão sobre stakeholders e concorrência não é mais simples como antigamente. Na Era Digital de tecnologias exponenciais fornecedores se tornam concorrentes e competidores desenvolvem parcerias. Possuir um posicionamento estratégico muito bem definido é essencial para não se perder nesse complexo ecossistema chamado mercado.
Diante disso, eu recomendo que antes das suas reuniões de planejamento propriamente ditas, inclua-se ao menos uma dinâmica para validar seu modelo de negócio atual. Dessa maneira será mais seguro optar por um ou ambos os caminhos:
- Continuidade e melhoria no que a empresa já faz bem
- Inovação com novos modelos de negócios
A resposta sobre qual (ou quais) caminhos a empresa deve seguir precisa nascer a partir das análises diversas que possibilitam compreender melhor os mercados, bem como traçar um raio X das operações da organização.
Tradicionalmente o Planejamento Estratégico costumava abarcar um período de 3 a 5 anos, mas em tempos de incerteza essa prática pode acarretar erros. Outro ponto é que as reuniões de planejamento restritas ao C-Level igualmente não fazem mais sentido. Envolver as lideranças operacionais e até stakeholders se tornou imprescindível. Também é importante contar com a presença do departamento de Recursos Humanos. De modo a oxigenar as ideias e a condução das reuniões pode ser útil contar com um gestor de projetos ou consultor empresarial que tenha domínio das ferramentas de análises, dos métodos ágeis e de dinâmicas com Design Thinking.
O roteiro que eu sugiro a seguir está dividido em quatro etapas macro, as quais podem necessitar de um ou mais encontros. Tudo vai depender do porte e complexidade operacional. As ferramentas de análise citadas são as mais comuns, porém podem ser utilizadas outras se houver demanda. Vamos ao roteiro!
1 Kickoff Meeting
O termo que representa o pontapé inicial nos jogos de futebol americano também é utilizado para a reunião de abertura de projetos corporativos. Nessa ocasião é onde se validam os objetivos, recursos, restrições, prazos, entregáveis e cronogramas referentes ao projeto em questão. Além disso ela deve inspirar os participantes a participarem ativamente da imersão.
Pode parecer burocrático, mas é importante formalizar um Termo de Abertura do Projeto (TAP) juntamente com a Especificação do Trabalho do Projeto (ETP). Esses documentos devem delinear as diretrizes gerais como quantidade de encontros, quem participa, necessidades de negócio, escopo do Planejamento Estratégico, orçamentos, SLAs e limites do projeto.
Quanto mais organizado for o processo todo, mais assertivo e confiável ele será. Um último ponto importante nessa etapa é definir o gestor de projeto. Como eu já disse pode ser um colaborador nexialista ou um consultor contratado.
2 Análises e Diagnósticos
Antigamente as empresas só paravam para analisar processos caso ocorresse uma grande crise. Ambientes de incerteza são como crises permanentes, portanto realizar análises e diagnósticos deve ser uma prática regular. Nesse sentido o método PDCA se mostra muito eficaz, independente do tamanho do ciclo, mas eu falarei dele na última etapa.
Antes de qualquer coisa, tenha em mãos um diagnóstico empresarial com números dos últimos 3 anos. Sem esses dados, o que deveria ser uma reunião de planejamento se torna uma mera conversa de botequim. Como eu disse na abertura, a Transformação Digital está mudando o mercado e velocidade altíssima, então é necessário constatar se o seu modelo de negócio ainda é viável. Eu costumo iniciar a etapa de análises com uma SWOT pelo fato de ela ser mais abrangente, permitindo tanto uma visão interna quanto externa. Esse primeiro passo já poderá indicar focos de atenção.
Se algum ponto negativo for detectado no ambiente externo, será necessário aprofundar as análises de mercado. O Diagrama das 5 Forças de Porter e a Matriz de Ansoff são ideais para esse aprofundamento. Se detectar que existem competidores que ameaçam seriamente a sua empresa, é recomendado realizar também um Benchmarking.
Para o ambiente interno, recomento iniciar com uma análise mais ampla como o Diagrama de Ishikawa, o qual pode ser utilizado de forma geral para a empresa, em departamentos específicos ou mesmo para processos isolados. Se a sua empresa tem um vasto leque de produtos, será muito útil aplicar a Matriz BCG e talvez uma Curva ABC para compreender a importância desses produtos em relação ao faturamento da organização.
Essas análises já fornecem uma visão muito precisa de como estão os negócios diante do mercado. Mas no início eu sugeri que o planejamento pode se dar em dois caminhos. Então, no caso da rota em Continuidade e Melhoria dos negócios será oportuno realizar um Mapeamento de Processos com as técnicas de Business Process Management (BPM) a fim de implantar o PDCA com mais assertividade. Para embasar o planejamento com base em aspectos mercadológicos, o exercício de Cenários “What-If” é de grande utilidade. Caso o time entenda que a empresa precisa seguir o caminho da Inovação, inevitavelmente precisará elaborar um Business Model Canvas de modo a estabelecer uma Proposta de Valor que sustente o Modelo de Negócio. O passo seguinte é desenvolver um MVP (Minimum Viable Product) seguindo as boas práticas do método Lean. Empresas com maior maturidade digital podem buscar o caminho da disrupção utilizando a estratégia do Oceano Azul e algum dos frameworks de Transformação Digital.
A etapa de análises pode levar de 2 a 3 reuniões utilizando métodos de debates mediados, brainstorming e Design Thinking. Ao final dessa etapa o gestor do projeto deverá compilar todas as análises, gerar relatórios e um dossiê geral das conclusões obtidas. Esse documento será o ponto de partida da próxima etapa.
3 Planejamento
Tradicionalmente o Planejamento Estratégico é um documento extenso e complexo. Mas não é desse formato que estou tratando aqui. Em ambientes de incerteza não há espaço nem tempo para algo que leve meses para ser elaborado. A despeito do nome comum, minha proposta é um roteiro enxuto que possa ser aplicado tanto por empresas de grande porte quanto por pequenas e médias.
Com as análises realizadas e documentadas foi possível verificar as necessidades e oportunidades que irá orientar o planejamento. Porém nem sempre a empresa terá “braço” ou verba para realizar diversos processos simultâneos de correção, otimização e inovação. Será necessário dividir em projetos menores e priorizar os mais urgentes. Para estabelecer essa priorização a dinâmica do “O que cria / O que sai / O que fica / O que muda” se mostra bastante satisfatória.
Com isso chega a hora de entrar no Planejamento propriamente dito, estabelecendo objetivos e estratégias. O Balanced Scorecard se revela interessante nessa etapa por gerar estratégias que não estejam unicamente focadas em resultados financeiros. Dessa maneira já teremos os elementos fundamentais de um planejamento como objetivos, indicadores, metas e iniciativas estratégicas. É importante estabelecer as metas comerciais nesse estágio, assim elas estarão conectadas à demais operações e poderão indicar a necessidade de uma reestruturação da equipe de vendas. Essas duas ferramentas sugeridas podem ser realizadas em um único dia. A partir do BSC o gestor do projeto irá montar os diversos Planos de Ação para cada objetivo ou projeto. E isso nos leva à última etapa.
4 Implementação
Os Planos de Ação devem conter o cronograma de cada objetivo, bem como as tarefas detalhadas, as metas, os indicadores de performance (KPIs) e os responsáveis por cada uma delas. Existem softwares específicos para esse tipo de Gestão de Projetos utilizando o gráfico de Gantt, embora também seja possível utilizar o bom e velho Excel. Existem também os métodos ágeis como Kanban e Scrum que podem ser montados num quadro branco com post-its ou em plataformas SaaS como o Trello..
Esse momento é o ideal para colocar em prática o Ciclo PDCA, afinal o Planejamento já está definido e os Planos de Ação prestes a serem executados. Caso existam diversos projetos menores, o ideal é definir um ciclo para cada um deles de modo que todos sincronizem com um PDCA geral. Não estou considerando a mensuração de resultados como uma quinta etapa do roteiro, pois ela entra na terceira fase do PDCA geral que foi implementado e agora deve seguir de forma orgânica na empresa. No próximo início de ciclo esse roteiro pode servir para a primeira fase do PDCA.
Essa sugestão de roteiro para Planejamento Estratégico apresenta algumas possibilidades, as quais podem ser modificadas de acordo com a situação, porte, estrutura e verba de cada empresa. O mais importante é seguir os métodos e ferramentas que proporcionem agilidade e eficácia, afinal planejar para essa Era de Transformação Digital precisa ser um processo dinâmico e recorrente. A realidade VUCA é impiedosa e para sobreviver nesse ambiente constante de incerteza é necessário estabelecer controles precisos.
O ideal é que sua empresa tenha esse Planejamento Estratégico pronto em meados de dezembro de modo que possa dar início a ele logo nos primeiros dias de 2021. Então, mãos à obra!